Wie kam es dazu, dass Ihr Haus zur Pilotbehörde für die E-Akte Bund wurde?

Das BMJV hat bereits im Jahr 2016 ein Projekt zur Umstellung der bestehenden Papierakte auf die elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung gestartet. Zur Erfüllung des E-Government-Gesetzes war das Ministerium bestrebt, die Umstellung möglichst zeitnah anzugehen. Es hat sich daher im Jahr 2017 bereit erklärt, die E-Akte Bund als Pilotbehörde frühzeitig zu erproben

Wie haben Sie als Maßnahmenverantwortliche den Endspurt bis zum erfolgreichen Pilotstart persönlich erlebt?

Als Pilotbehörde ist man darauf eingestellt, auch mit unerwarteten Herausforderungen umgehen zu müssen. Die Projektverzögerung kurz vor dem geplanten Beginn des Pilotbetriebs hat für uns eine besondere Herausforderung dargestellt, die hoch motivierten Projektbeteiligten "bei der Stange zu halten".

 Welchen Rat würden Sie anderen Behörden, die die E-Akte Bund einführen, geben?

Die Einführung der E-Akte Bund berührt fast alle Verwaltungsbereiche einer Behörde. Fragen der Organisation, der Informationstechnik, des Personals, der Schriftgutverwaltung, des Datenschutzes, der IT-Sicherheit, des Geheimschutzes, der Barrierefreiheit, um nur einige zu nennen. Für ein erfolgreiches Projekt ist die frühzeitige Bereitstellung personeller und materieller Ressourcen nicht nur beim Kernprojekt, sondern auch bei allen beteiligten Organisationseinheiten von entscheidender Bedeutung. Nur so kann es gelingen, die notwendigen fachlichen, personellen und technischen Vorbereitungen rechtzeitig abzuschließen.

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