Im digitalen Zeitalter müssen bestehende Verwaltungsabläufe kontinuierlich geprüft und verbessert, das heißt weniger komplex gestaltet werden. Beim Prozess­management werden Verwaltungs­abläufe deshalb ganzheitlich betrachtet, analysiert, optimiert, dokumentiert und umgesetzt.

Diese fundierte Untersuchung der Prozesse ist eine Grundvoraussetzung, um

• Kosten und Bearbeitungszeiten zu reduzieren,
• passende IT-Lösungen wirtschaftlich einzuführen und
• zugleich die Prozessqualität zu verbessern.

Ziel des Prozess­managements ist es somit, die Informationen in jeder Behörde den jeweiligen Prozessen zuzuordnen. Diese sollen zum Nutzen des Bürgers oder Unter­nehmens nachhaltig verändert werden, sodass der praktische Auftrag bestmöglich umgesetzt wird. Dabei geht es auch um die Abstimmung der Rollen und Aktionen mit der IT. Dabei sind Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Qualität maßgeblich.

Prozess­optimierung in der Bundes­verwaltung

Die Bundes­regierung setzt sich dafür aktiv ein, vor allem mit ihrem Vorhaben "Gemeinsame und integrierte Prozess­optimierung in der Bundes­verwaltung". Hiermit sollen das Denken und Handeln in Prozessen und eine vernetzte Zusammen­arbeit über Behörden­grenzen hinweg gefördert werden.

Korrespondierend zu diesem Vorhaben ist das Projekt "Ausbau bundeseigener IT- und Prozess­beratung" Teil des Regierungs­programms. Dabei geht es vor allem, darum, den externen Beratungs­bedarf zum Prozess­management zu reduzieren. Gleichzeitig sollen verstärkt eine bundeseigene Kompetenz in diesem Bereich entwickelt werden.

Hierzu wurde eine ressort­über­greifende Unter­arbeits­gruppe zum Prozess­management eingerichtet. Diese erarbeitet ein Konzept zur Prozess­management­beratung als internes Dienst­leistungs­angebot für die gesamte Bundes­verwaltung.

Netzwerk Prozess­management

Im Sinne der vernetzten Zusammen­arbeit hat das Bundes­ministerium des Innern (BMI) im Rahmen des Regierungs­programms ein "Netzwerk Prozess­management" initiiert. Dieses wird durch das Bundes­verwaltungsamt (BVA) koordiniert.

Unter dem Dach des Netzwerks Prozess­management haben sich Prozess­experten aus der Bundesverwaltung freiwillig zusammengefunden. Seit Mai 2015 treiben sie gemeinsam den behördenübergreifenden Austausch voran. Die Teilnehmer diskutieren ganz im Sinne der Grundidee des Netzwerkes Frage­stellungen und Lösungs­ansätze aus der Praxis. So profitieren die Netzwerk­partner von den Erfahrungen anderer Netzwerk­partner.

Getreu dem Motto "von der Praxis für die Praxis" werden Empfehlungen für die Etablierung von Prozess­management erarbeitet. Darüber hinaus entwickeln und veröffentlichen die Mitglieder weitere Lösungen rund um das Prozess­management.

Im Kontext der IT-Konsolidierung wird zeitgleich die Einführung eines Querschnitts­dienstes für Prozess­management­tools (inklusive der Prozess­modellierungs­tools) im Rahmen eines Evaluierungs­projektes geprüft.